Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa

Mianem działania następczego określane jest działanie podjęte przez Wojskowe Biuro Emerytalne w Warszawie w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia. Działaniem następczym w szczególności może być:

1) postępowanie wyjaśniające;

2) wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego;

3) wniesienie oskarżenia;

4) działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub

5) zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Przebieg procedury rozpatrzenia zgłoszenia naruszenia prawa

1. Zgłoszenie naruszenia prawa przyjmowane jest przez koordynatora ds. zgłoszeń naruszenia prawa. Koordynator potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania – chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
2. Po otrzymaniu zgłoszenia, zespół ds. oceny naruszenia prawa przystępuje niezwłocznie do wstępnej weryfikacji sprawy mającej na celu ocenę, czy przekazana informacja o naruszeniu prawa daje podstawę do wszczęcia postępowania wyjaśniającego. W tym celu zespół ustala, czy zgłoszenie:

1) dotyczy informacji o naruszeniu prawa;

2) dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Biura;

3) było już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia (przez tego samego lub innego sygnalistę) i czy w zgłoszeniu zawarto nowe, istotne informacje na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem.

Zespół ds. oceny naruszenia prawa podejmuje decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w sytuacji, gdy:

1) zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa;

2) zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub

3) niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

W przypadku wystąpienia powyższych okoliczności, zespół ds. oceny naruszenia prawa niezwłocznie powiadamia sygnalistę o niepodejmowaniu działań następczych, podając uzasadnienie.

Zespół ds. oceny naruszenia prawa podejmuje decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego również w sytuacji, gdy w zgłoszeniu, które było już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia (przez tego samego lub innego sygnalistę) nie zawarto nowych, istotnych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. W takim przypadku – zespół niezwłocznie powiadamia sygnalistę o niepodejmowaniu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpatrzenia i nie informuje o tym sygnalisty.

1. W sytuacji, gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa obejmującego dziedzinę nienależącą do zakresu działania Wojskowego Biura Emerytalnego w Warszawie, zespół ds. oceny naruszenia prawa ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych i następnie – w ustawowym terminie – przekazuje do niego przedmiotowe zgłoszenie.
2. W przypadku, gdy w wyniku wstępnej weryfikacji zgłoszenia zespół ds. oceny naruszenia prawa stwierdzi, że zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa oraz zgłaszane informacje o naruszeniu prawa mogą być prawdziwe, niezwłocznie wszczyna postępowanie wyjaśniające mające na celu wnikliwą ocenę prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu.
3. W toku prowadzonego postępowania wyjaśniającego, zespół ds. oceny naruszenia prawa:

1) z zachowaniem należytej staranności – dokonuje wszechstronnego zbadania sprawy i bierze pod uwagę wszystkie okoliczności sprawy;

2) może wystąpić do sygnalisty (na podany przez niego adres do kontaktu) o udzielenie wyjaśnień lub dodatkowych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, zespół ds. oceny naruszenia prawa odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

1. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, zespół ds. oceny naruszenia prawa ocenia zasadność zgłoszenia i na tej podstawie podejmowana jest decyzja o:

1) konieczności podjęcia działań naprawczych;

2) umorzeniu postępowania wyjaśniającego;

3) konieczności zawiadomienia właściwych organów państwowych o naruszeniu prawa;

W przypadku stwierdzenia naruszenia prawa (zgłoszenia zasadnego), zespół ds. oceny prawa:

1) wskazuje, jakie czynności muszą zostać podjęte w celu naprawienia szkód lub usunięcia nieprawidłowości;

2) wydaje rekomendacje o:

a) stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz

b) których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości;

3) wnioskuje do dyrektora Wojskowego Biura Emerytalnego w Warszawie o podjęcie stosownych czynności w stosunku do osób, które dopuściły się tego naruszenia, w szczególności formułuje wnioski dotyczące:

a) konieczności zaprzestania praktyk prowadzących do naruszenia prawa,

b) przeniesienia na inne stanowisko, zmiany zakresu obowiązków albo rozwiązania z nimi umów o pracę lub innych umów dotyczących zatrudnienia lub wykonujących prace i usługi na rzecz Biura,

4) monitoruje czynności, o których mowa powyżej, zlecone przez dyrektora i podjęte przez komórki wewnętrzne do realizacji w celu usunięcia zgłoszonego naruszenia prawa;

5) podejmuje działania przewidziane w odrębnych przepisach w celu zgłoszenia popełnienia przestępstwa do właściwych organów Policji lub prokuratury.

W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia i umorzenia postępowania wyjaśniającego, zespół ds. oceny naruszenia prawa niezwłocznie przekazuje sygnaliście informacje o dokonanym zgłoszeniu oraz wyniku przeprowadzonej weryfikacji.

1. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego, zespół ds. oceny naruszenia prawa przekazuje sygnaliście (na podany przez niego adres do kontaktu) informację zwrotną, w której poinformuje go o podjętych działaniach następczych i ich rezultatach, w tym w szczególności o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały zastosowane lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

Zespół ds. oceny naruszenia prawa przedmiotową informację przekazuje w terminie:

1) w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia lub

2) w uzasadnionych przypadkach – w terminie nie przekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ppkt 1.

Zespół ds. oceny naruszenia prawa poinformuje sygnalistę również o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego na skutek zgłoszenia naruszenia prawa.

Aby uzyskać potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz informację zwrotną o działaniach następczych, sygnalista musi podać w zgłoszeniu swoje imię, nazwisko oraz dane kontaktowe, pod którymi możliwy będzie z nim kontakt. Nieprzekazanie ww. danych, (tj. zgłoszenie anonimowe), skutkować będzie pozostawieniem zgłoszenia bez rozpoznania chyba, że Wojskowe Biuro Emerytalne w Warszawie uzna, że przekazane w ramach zgłoszenia informacje dają uzasadnioną podstawę, aby przyjąć, że doszło do naruszenia prawa i są wystarczające do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

Zasady przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe sygnalisty przetwarzane są na podstawie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów.

Administrator – dane osobowe, które przetwarza – otrzymał od osoby dokonującej zgłoszenia naruszenia prawa.

1. Administratorem danych osobowych jest Dyrektor Wojskowego Biura Emerytalnego w Warszawie, ul. Złota 5, 00-909 Warszawa, tel. 261-879-210, adres e-mail: wbewarszawa@ron.mil.pl.
2. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych w zakresie, o którym mowa powyżej oraz korzystania z praw przysługujących w związku z ich przetwarzaniem sygnalista może kontaktować się z wyznaczonym przez Dyrektora Wojskowego Biura Emerytalnego w Warszawie Inspektorem Ochrony Danych (IOD) za pośrednictwem:

1) telefonu: 261-879-467;

2) poczty elektronicznej: wbewarszawa.iod@ron.mil.pl;

3) Elektronicznej Skrzynki Podawczej WBE w Warszawie w ramach ePUAP: /WBEWAWA/SkrytkaESP lub

4) listownie na adres: Inspektor Ochrony Danych, Wojskowe Biuro Emerytalne w Warszawie, ul. Złota 5, 00-909 Warszawa.

1. Dane osobowe sygnalisty przetwarzane będą w celu:

1) prowadzenia procedury dotyczącej zgłoszenia w przedmiocie naruszenia prawa, tj. w szczególności analizy otrzymanego zgłoszenia, prowadzenia rejestru zgłoszeń, sporządzania raportu podsumowującego prowadzone działania oraz przeprowadzenie analiz statystycznych, archiwizacji dokumentów. Powyższe ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa prawnego i finansowego Wojskowego Biura Emerytalnego w Warszawie, w tym zapobieganie oszustwom oraz nadużyciom. Dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (tj. konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze);

2) prowadzenia postępowań wyjaśniających, obrony przed roszczeniami, a także przechowywania dokumentów w celach dowodowych dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest prawnie uzasadnionym interesem administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

1. Odbiorcami danych osobowych sygnalisty – w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania danych osobowych sygnalisty – mogą być podmioty wyszczególnione w pkt 6 uprawnione do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
2. Dane osobowe sygnalisty nie będą przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
3. Administrator dane osobowe przetwarzać będzie przez okres konieczny do zarejestrowania oraz procedowania zgłoszenia, następnie przechowywania dla udokumentowania wykonanych czynności oraz na wypadek ujawnienia nowych okoliczności w sprawie zgłoszenia, konieczności udostępnienia dokumentacji organom ścigania, instytucjom kontroli, organom sądowym oraz w razie wystąpienia roszczeń przez okres niezbędny do ich rozstrzygnięcia. Co do zasady dane osobowe będą przechowywane przez okres wyznaczony przepisami ustawy o ochronie sygnalistów w zakresie archiwizacji dokumentów oraz przez okres przedawnienia roszczeń.
4. Sygnalista ma prawo:

1) na podstawie art. 15 RODO – do dostępu do danych osobowych go dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii danych;

2) na podstawie art. 16 RODO – do żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych;

3) do usunięcia danych (przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO);

4) ograniczenia przetwarzania (przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO);

5) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO), sprzeciw przysługuje wobec przetwarzania przez Administratora danych w prawnie uzasadnionych celach Administratora z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją sygnalisty;

6) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

1. Dane osobowe sygnalisty nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz nie będą podlegać profilowaniu.
2. Sygnaliście przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu z uwagi na szczególną sytuację. Sprzeciw przysługuje wobec przetwarzania przez Administratora danych w prawnie uzasadnionych celach Administratora (art. 21 ust. 1 RODO) z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją sygnalisty. W takim przypadku należy wskazać szczególną sytuację, która zdaniem sygnalisty uzasadnia zaprzestanie przetwarzania objętego sprzeciwem. Administrator przestanie przetwarzać dane sygnalisty w ww. celach – chyba, że – wykaże, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności sygnalisty lub też że dane sygnalisty są Administratorowi niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną Administratora interesy sygnalisty będą ważniejsze od interesów Administratora będzie on zobowiązany zaprzestać przetwarzania danych osobowych sygnalisty w tych celach.

Koordynator ds. zgłoszeń naruszenia prawa

W sprawach związanych ze zgłoszeniem naruszenia prawa można kontaktować się z koordynatorem ds. zgłoszeń naruszenia prawa – Panią Joanną Wielogórską (tel. 261-879-604, e-mail: wbewarszawa.sygnalista@ron.mil.pl).

Podstawa prawna

1. Dyrektywa Parlamenty Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa.
2. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.